Végrehajtás a Komfort Serwisnél, egy ingatlanszolgáltató vállalatnál

Papíralapú naptártól a QRmaintig – avagy hogyan működik egy ingatlankarbantartó cégnél

„Nyolc évvel ezelőtt, 2011-ben kevesen gondoltak arra, hogy modern eszközöket használjanak az épületek műszaki karbantartásával kapcsolatos munkák megtervezéséhez. Egy ceruza és egy darab papír volt a legfontosabb”  – kezdi Jacek úr  . „Eleinte egy papírnaptárat használtunk, amelybe a napi beosztásunkat írtuk fel. Amikor időpontot kellett egyeztetnünk egy ügyféllel, felhívtam Tomeket (Tomasz Nyc, a cég tulajdonosa), miközben az ügyfélnél voltam, ahol csapot kellett cserélnünk, vagy más munkát végeznünk a helyszínen, ő átnézte a papírnaptárat, és mi megpróbáltunk szabad időpontot találni a munka elvégzésére. Nem volt könnyű feladat!”  – emlékszik vissza Jacek Turkowski az első lépéseire a Komfort Serwisnél. Az akkoriban felmerült problémák  késleltették a megrendelések végrehajtását . Az információáramlás főként mobiltelefonon történt – az ügyfél, a karbantartó cég és a megrendeléseket végrehajtó technikusok között. Sok hiba, sőt, egyes megrendelések teljesítésének elmaradása is előfordult, mert  „valaki elfelejtette vagy nem adta meg a megrendeléssel kapcsolatos kulcsfontosságú információkat ”. Tapasztalatból tudjuk, hogy egy ilyen szervezet kis léptékben is jól működik, és ahogy a vállalat növekszik, egyre nehezebb fenntartani a szolgáltatások minőségét és a professzionalizmust. És mégis, egy ambiciózus vállalat évről évre növekszik és új ügyfeleket szerez! Szóval hogyan biztosítható a nagyobb nyugalom és a minőség fenntartása?

Hogyan váltsuk ki a papír alapú dokumentációt egy informatikai rendszerrel?

Jacek és a Komfort Serwis tulajdonosa, Tomasz Nyc olyan megoldásokat kerestek, amelyek lépést tartanának a varsói műszaki ingatlanszolgáltatási piacon tapasztalható gyors terjeszkedésükkel.

„Tomekkel bevezettünk egy Google naptárat és egy Excel táblázatot. Minden ciklikus feladatot Excelben rögzítettünk, és a Google naptárban rögzítettük a munka közbeni nem tervezett feladatokat és az esetleges megbeszéléseket.” 

Ez jelentősen  javította a kommunikációt  , és gyorsabbá, illetve könnyebbé tette a  korábban nem tervezett munkák időpontjainak megtalálását  . Az ügyfélnek már nem kellett felhívnia a központot, hogy megtudja, mikor végezhető el egy adott munka. A megoldás bevezetése azonban csak egy területen segített – a technikusok és a vállalat központja közötti kommunikációban. A vállalaton kívüli hatékony kommunikáció –  az ingatlankezelők  jelentése az elvégzett munkákról – módszerét még nem fejlesztették ki. Ezenkívül a vállalat továbbra is papíralapú dokumentumfolyamattal rendelkezett.

„Nemcsak a tervezéssel, hanem a papír alapú megrendelések begyűjtésével is problémáink voltak az alkalmazottaktól – valami folyamatosan hiányzott, az alkalmazottak nem teljesítették az összes papír alapú megrendelést” –  folytatja Jacek Turkowski.

Nozby és Trello tesztelése műszaki ingatlankezelésben

A keresés folytatódott – úgy döntöttek, hogy a Trello rendszert vezetik be az adminisztrátorokkal való munkához, a Nozby rendszert pedig a technikusokkal való munkához. Azonban probléma merült fel a rendszerek integrációjával – az adminisztrátorok hibákat jelentettek a Trellóban, és Mr. Jacek átmásolta ezeket a megrendeléseket a Nozby-nak.

„A rendszergazda jelentette a problémát a Trellón, én pedig átmásoltam a megbízást a Nozby-nak a technikusok számára. Viszont a Nozby-val gond volt, mert csak feladatokat lehetett kiosztani, de a teljesítésükről nem volt információm. Például a Nozby-ban ezt írtam: „Ellenőrizze az ajtókat ma”, és a technikus csak megjegyzést fűzhetett a feladathoz. Meg kellett kérdeznem a technikusokat, hogy elvégezték-e az adott feladatot, és le kellett zárnom a megbízást. Miután lezártam a feladatot a Nozby-ban, kitöltöttem a ticketet a Terllóban, hogy az adminisztrátor láthassa.”

A tesztek több hétig tartottak, de nem hozták meg a kívánt eredményt. A keresés folytatódott…

Alkalmas a QRmaint műszaki ingatlankezelésre?

2018 májusában Jacek úr elkezdte tesztelni a QRmait alkalmazásunkat, hogy ellenőrizze, a QRmaint rendszer működik-e  az ingatlanok műszaki kezelésében .

Kezdetben azonban elutasította a Komfort Serwis rendszer bevezetésének lehetőségét, mivel az ingyenes megoldásokra összpontosított. Gyorsan azonban visszatért a rendszerhez, amely nagyrészt megfelelt az elvárásainak elfogadható áron  (tekintse meg árlistánkat),  és úgy döntött, hogy néhány technikus számára fizetős bevezetést biztosít.

Jacek úr részvétele a rendszer fejlesztésében nagyon fontos volt számunkra – együtt határoztuk meg a funkcionális igényeket, hogy a rendszert  az ingatlan műszaki karbantartásának igényeihez igazítsuk.  Többek között egyértelmű,  ciklikus munkák ütemterveit vezettük be, amelyeket technikusok között osztottunk fel,  vagy egy speciális  szabad felhasználói módot – helymeghatározó adminisztrátor –, amely lehetővé tette a hibák jelentését és az ingatlanadminisztrátorok általi megvalósításuk megtekintését.

Ideje implementálni a QRmaint-et!

Maga a megvalósítás meglehetősen simán ment, bár – ahogy Mr. Jacek visszaemlékszik – sok munkája volt:

„Egy ingatlan QRmaint rendszerhez való hozzáadása és megfelelő elvégzése sok munkát igényel. Át kell menni az egész épületen, meg kell határozni a berendezéseit, meg kell tervezni a munka terjedelmét. Először minden lépcsőházon minden lámpát leírtunk, de ez túl sok időt vett igénybe. (…) Jelenleg általános kifejezéseink vannak, pl. „lámpák és érzékelők – lépcsőházak”, „lámpák és érzékelők – garázs” vagy „kültéri világítás”. Most, amikor ezeket a berendezéseket ellenőrzik, egyszerűen megjelölöm ezeket az állóeszközöket, és a technikus tudja, mit kell tennie.” 

Maga a bevezetés a mai napig tart – mert a Komfort Serwis új ügyfeleket szerez! Ma már sokkal hatékonyabban történik, mint először.  Egy új épület rendszerbe való bevezetése,  az egyes berendezési elemek szükséges leltározásával és  az ingatlanon végzett ciklikus munkák megtervezésével  együtt  akár két hetet is igénybe vehet. Egy intenzív munkaidőszak után azonban minden  megrendelés, munkaelőzmény és a műszaki szervizköltségek elszámolása  a QRmaint rendszerben történik, amely bárhol elérhető, ahol van internet.

Milyen előnyöket értünk el a QRmaint Komfort Serwisben történő bevezetésének köszönhetően?

A bevezetés egyik legfontosabb feltételezése  a papíralapú megbízások és jelentések kiküszöbölése volt . A QRmaintban minden  munkamegbízás  (az adminisztrátorok által tervezett vagy jelentett) szerepel az adott helyszínhez rendelt feladatok listáján. A Komfort Serwisban a megbízásokat végrehajtó technikusok  ellenőrzőlistákat töltenek ki, vagy a jelentések megvalósításával kapcsolatos költségeket  adnak hozzá  . Ennek köszönhetően az adminisztrátorok  online hozzáféréssel rendelkeznek  minden  megbízáshoz, és  a nap 24 órájában  nyomon követhetik , hogy milyen munkák zajlanak az ingatlanon .

Egy másik nagyon fontos kérdés a munka menete és az azt végző technikusok feletti kontroll fokozása volt.  „Amikor egy feladatot kiosztok egy technikusnak, áttekinthetem, hogy elvégezte-e a feladatot, és ha igen, mikor. Ha valami nem készül el a tervezett határidőre, azt azonnal látom a rendszerben lejárt feladatként” –  mondja Jacek úr.

A kommunikációs problémák is megszűntek,   mind a cég központja és a technikusok között, mind a cég központja és az ügyfelek, azaz az adminisztráció vagy maguk a lakók között. Az első esetben  „az alkalmazás használatával egy terepen lévő technikus  azonnal tudja, hogy új feladata van . Gyorsabban kapok információkat a technikusoktól is – például egy technikus jelentett egy feladatot, hogy szivárgás jelent meg egy adott helyiségben. Ellenőrzést végez, és  a feladat-megjegyzési rendszeren keresztül  jelenti, hogy milyen a helyzet, mennyi  a hiba elhárításának lehetséges költsége  – és ennek köszönhetően azonnal továbbíthatom az információt az adminisztrátornak.”  Ezenkívül mind az adminisztrátorok, mind a lakók  jelenthetik az ingatlanban fellépő hibákat a QRmaint rendszeren keresztül, és az erről szóló információ azonnal Jacek úrhoz kerül, aki  a QRmaintban elérhető aktuális munkarendje  alapján gyorsan hozzárendelhet egy technikust  . ( nézze meg, hogyan hozhat létre saját bejelentőlapot a weboldalához )

A hibák elhárításának  és  az adminisztráció felé történő jelentésének folyamata jelentősen lerövidült  . Korábban az adminisztrátor havonta egyszer kapott jelentést az elvégzett munkáról, most pedig azonnal, miután a technikus elvégezte a megrendelést. Ennek köszönhetően az ingatlankezelő folyamatosan, gyakorlatilag online ellenőrizheti a közösség által generált költségeket.

A munkavállalók megbízhatóan bevonódnak a munkajelentések kitöltésébe –   ez nagyon gyorsan és egyszerűen elvégezhető a telefonos alkalmazás segítségével.

Könnyebb ügyfeleket szerezni a Qrmaint segítségével?

Az ingatlanok műszaki karbantartásának versenyképességét jelentősen növeli az, ha a hibákról vagy tervezett munkálatokról szóló információk továbbításának hagyományos módszerétől eltávolodunk egy modern, bárhol elérhető rendszer javára, ahol az internet elérhető.

Sok ingatlanügynök nem is tudta, hogy lehetséges egyszerűsíteni a kommunikációt és az információáramlást a technikusok jelenlegi munkájával kapcsolatban.  „Ma Tomek és én egy új ügyféllel voltunk megbeszélésen (…). A megbeszélés során nagyon általánosságban ismertettem a QRmaint használatával való együttműködés lehetőségeit, és az ingatlanügynök meglepetésében és örömében tágra nyílt a szeme.”   Mondani sem kell, hogy a látogatás szerződés aláírásával zárult, bár az ajánlat nem volt a legolcsóbb a versenytársak között.

A Komfort Serwis a technikusok és ügyfelek egyre nagyobb csoportja feletti felügyeletének javításával sajátos versenyelőnyt teremtett azáltal, hogy ajánlatához egy nagyon magas hozzáadott értéket adott, ami az ügyfél és a megrendeléseket végrehajtó személy közötti kommunikáció egyszerűsítése.

Hogyan fejlődik a QRmaint?

„A QRmaint bevezetése óta a program folyamatosan fejlődik – a funkciókat az iparág sajátosságaihoz igazítjuk – például az ütemterv, ami a bevezetéskor még nem volt ott, most egy Google-naptárra hasonlít!”  – dicsér minket Jacek úr.

Nagyon örülünk, hogy olyan cégek problémáit tudjuk megoldani, mint a Komfort Serwis, azáltal, hogy rendszerünket a  műszaki ingatlanszolgáltatási ágazat sajátos problémáihoz igazítjuk .

Egy műszaki ingatlankarbantartási szektorban működő vállalat QRmaint használatát elemezve   folyamatosan azon gondolkodunk, hogyan tudnánk elősegíteni ezt a fajta tevékenységet, és közösen versenyelőnyöket kiépíteni ezen a területen. És eddig sikerrel járunk!

Egy ilyen igényes ügyfél, mint a Komfort Serwis pozitív ajánlása sokat jelent számunkra!

Folyamatosan dolgozunk a QRmaint alkalmazás fejlesztésén, hogy megfeleljünk ügyfeleink igényeinek. Ha van ötlete, hogyan szeretné használni CMMS rendszerünket, és nem talált ilyen funkciót, írjon nekünk a kontakt@qrmaint.com címre.