Interjú a Sohbi Craft Lengyelországgal

10 kérdés Arkadiusz Tetlochnak és Bartosz Jankowskinak – a Sohbi Craft Poland Sp. z o. o. karbantartási és innovációs részlegének vezetőinek.

Mire használod a QRmaint rendszert?

AT: QRmaint A CMMS rendszert főként feladatok kezelésére használjuk, amelyekből sok – havonta több száz – történik. Az ellenőrzésekkel vagy új műveletekkel kapcsolatos feladatok hatékony kezeléséhez olyan szoftverre volt szükségünk, amely „figyelemmel kísér minket”, és adatokat gyűjt az elvégzett munkáról.

Mi a QRmaint bevezetésének legnagyobb előnye?

AT: A legfontosabb, hogy az alkalmazottaim tudják, hány feladat van még, és mik a prioritások. A technikusok valós időben férhetnek hozzá a feladatokhoz. Gyakorlatilag teljesen kiküszöböltük azokat a helyzeteket, amelyek korábban előfordultak: hogy bizonyos feladatokat kihagyott vagy elfelejtett az egész általam vezetett részleg.

Melyik rendszerfunkciót használod a leggyakrabban?

AT: Leggyakrabban gépekhez használjuk az alkatrészraktárat. Kiszámoljuk az alkatrészek felhasználását a feladatokban, a rendszer figyeli a minimális készletszinteket, hogy elkerüljük azt a helyzetet, amikor meghibásodás esetén nem állnak rendelkezésre alkatrészek egy adott géphez a raktárban. Emellett anyagokat is rögzítünk a raktárban, amelyek segítségével gépeket fejlesztünk vagy munkaállomásokat építünk. Ebben az esetben sem engedhetjük meg magunknak azt a helyzetet, hogy van egy ötletünk egy fejlesztésre, de nincs rendelkezésre álló anyag, és néhány napot kell várnunk a szállításra.

Egy másik funkció a ciklikus feladatok – mostantól nem kell emlékeznünk arra, hogy minden második nap, hetente vagy havonta egyszer eszközellenőrzést vagy más feladatot kell elvégeznünk. A ciklikus feladatok segítségével a beépített naptár segítségével rendszeres csapatmegbeszélések ütemtervét is létrehozhatjuk.

BJ: Számomra a legfontosabb az ellenőrzési ütemterv – maga a rendszer generál feladatokat meghatározott időközönként.

AT: A főnöknek nem kell dolgoznia, és a munka el lesz végezve!

Mi az innovatív a QRmaint rendszerben?

AT: Az alkalmazás számos funkcióval rendelkezik: állapotok segítségével nyomon követhetjük a feladat előrehaladását, hozzáadhatunk olyan elemeket, amelyeket a megvalósítás során használtunk, és a rendszer frissíti a készletet, információkat találhat a gépek állásidejéről. Mindez egyetlen alkalmazásban!

További újítás, hogy az alkalmazás asztali számítógépeken, táblagépeken és okostelefonokon is használható. A rendszerhez bárhonnan hozzáférhetünk, ahol van internet-hozzáférés.

Miért a QRmaint rendszert választottad, és nem egy másik megoldást?

AT: Teszteltem más megoldásokat is, de a legtöbbjük egy adott célt szolgált, például némelyik csak feladatok vagy projektek monitorozását tette lehetővé, míg mások csak raktárkezelést. Valójában nehezen találtam programot egy géppark kezelésére.

BJ: Megnéztem más CMMS rendszereket is, de a piacon elérhető szoftverek többségéhez egy nagyon nagy modul megvásárlása szükséges, amely támogatja a termelést és számos más részleget, és egyúttal karbantartási támogatást is nyújt.

Mennyi ideig tartott a QRmaint implementálása?

BJ: Tulajdonképpen még nem fejeztem be.

Mennyi idő telt el az éles indulástól az adatok bevitelének megkezdésétől a rendszerben való munka megkezdéséig?

BJ: Körülbelül egy héttel a bevezetés után kezdtünk el dolgozni. Először hozzá kellett adnunk a tárgyi eszközöket, hogy hozzá tudjuk rendelni őket a végrehajtáshoz szükséges feladathoz. Jelenleg az alkatrészraktárhoz kapcsolódó adatok teljessé tételén dolgozunk. A legnagyobb kihívást a tárgyi eszközökre vonatkozó adatok gyűjtése – azaz a bemeneti adatok biztosítása – jelenti.

AT: Maga a program annyira intuitív, hogy elég egyszer megmutatni az alkalmazottnak, hogyan kell hibákat jelenteni, és máris semmi gondja nincs vele. Természetesen minél többet kérünk a technikustól, például egy tárgyi eszköz vagy egy alkatrész hozzáadását, annál tovább tart a betanítási folyamat, de még mindig nagyon gyors.

BJ: A hibák jelentése nagyon egyszerű, az operátorok könnyen rájuk kattinthatnak a rendszerben, és a feladatokat végző technikusok is nagyon jól csinálják, és tudják, mire kell kattintani. Az alkalmazás nagyon intuitív!

Hogyan sikerült meggyőzni az alkalmazottakat, hogy a rendszerben dolgozzanak?

BJ: Eleinte gondjaink voltak a jelentést készítő emberek meggyőzésével, de a feladatokat végzőknek nem volt problémájuk a rendszer használatával.

AT: Az alkalmazottak észrevették, hogy ha egy kérést gyorsan szeretnének feldolgozni, sokkal jobb egy alkalmazáson keresztül jelenteni, mint e-mailben. Az e-mail elolvasásához a címzettnek jelen kell lennie a számítógépnél, és ha valamilyen okból nem, a kérés nem kerül továbbításra feldolgozásra. Az alkalmazás esetében értesítést kapok arról, hogy új kérés érkezett, és bármikor kijelölhetek egy személyt a feladat elvégzésére, például miközben éppen egy megbeszélésen vagyok. A technikus értesítést kap, és azonnal reagálhat a jelentett problémára.

Milyen más megoldásokat használtál korábban?

BJ: Korábban e-mailekre és telefonhívásokra hagyatkoztunk, nem tartottuk nyilván a feladatokat.

AT: Nem szeretek füzetbe vagy öntapadós cetlikre írni, ezért Excelben írtam le a feladatokat. Muszáj volt megcsinálnom, mert annyi volt belőlük, hogy lehetetlen lett volna mindegyikre emlékeznem. A probléma azonban az volt, hogy az írásos feladatok csak a számítógépemen voltak elérhetők. Ehhez el kellett küldenem egy ilyen fájlt a csapatnak, vagy ki kellett nyomtatnom egy lapot, és ki kellett tennem a táblára. Az alkalmazottak nem tudták, mit tegyenek, amíg meg nem kapták tőlem a fájlt.

BJ: Ma például a főnököm kért tőlem egy jelentést, amely megmutatja, hogy hány feladatot rendeltek hozzánk, és hányat zártak le. Gyorsan generáltam egy jelentést a rendszerben, amely tartalmazta ezeket az adatokat. Korábban Excelben számoltuk a feladatokat, és ez sokkal tovább tartott.

Hogyan értékeli a QRmaint együttműködését és támogatását?

AT: A QRmaint informatikai részlegével nagyon könnyű kapcsolatba lépni. Az általunk jelentett igények különböző időpontokban teljesülnek, de tudom, hogy ez egy olyan szoftver, amelynek a fejlesztése időbe telik. A QRmaint által javasolt időkeret azonban nagyon ésszerű, és várhatunk egy kicsit a megoldásra. A bevezetés óta nem volt alkalmazáshiba, így nem tudom, hogyan nézne ki a szolgáltatás ilyen helyzetben.