A QRmaint segít az ingatlanok kezelésében

A krakkói székhelyű FriendHouse Apartments cég nemrégiben vezette be, és máris dicséri a QRmaint alkalmazást. – Időt és pénzt takarítunk meg, mert a hibajavítások és a kisebb felújítások kezelése most sokkal hatékonyabb és gyorsabb – mondja Paweł Migacz, a cég ügyvezető igazgatója.

Rövid távú lakásbérlés – vezetői kihívás

A krakkói székhelyű FriendHouse Apartments öt éve működik, és mára Lengyelország egyik legnagyobb rövid távú lakásbérléssel foglalkozó vállalata. Kezdetben egy tucatnyi lakást béreltek ki, mára több mint 100-zal rendelkeznek, és 2020 végére ezt a számot meg akarják duplázni. Ilyen nagyszámú, a városban szétszórt lakás esetén a felújítás és a használatuk során keletkezett hibák gyors eltávolítása hatalmas kihívást jelent. A felhasználók kényelméről és a tulajdonos professzionális megítéléséről van szó.

– Amikor száz lakásunk van, ahol szinte minden nap valaki más lakik, tucatnyi hiba gyakori. Nem engedhetjük meg magunknak, hogy a vendégeknek meg kelljen várniuk egy csap vagy egy villanykapcsoló javítására a fürdőszobában, ezért kulcsfontosságú kérdés a karbantartóink munkájának megszervezése – mondja Paweł Migacz, a FriendHouse Apartments ügyvezető igazgatója.

Ezért döntött úgy a vállalat a közelmúltban, hogy egy professzionális alkalmazást vezet be, amely döntő hatással van az összes alkalmazott időmegtakarítására és munkájának irányítására, hogy a helyiségek bérbeadásra való előkészítése a lehető leghatékonyabb legyen. 

– A QRmaint alkalmazás bevezetése megoldást jelentett a legnagyobb kihívásra, ami a jelenlegi károk helyreállítása. A bevezetés következő lépése az lesz, hogy a vezetők munkáját támogassuk vele, például az apartmanok takarítását. A vendégekkel való kommunikáció szempontjából is teszteljük. Az egyik épületben, ahol apartmanokat bérelünk, a vendégek QR-kódok segítségével jelenthetik be a hibákat vagy bármilyen aggasztó dolgot – mondja Paweł Migacz.

A restaurátorok „lélegzethez juthatnak”

A QRmaint bevezetésének köszönhetően a vállalat karbantartói már hétfő reggel tudják, mit kell tenniük a következő napokban, és a sürgős ügyek megjelennek az alkalmazásban lévő egyéni fiókjukon, amelyeket okostelefonjukról kezelnek. Minden feladathoz hozzárendelt állapot tartozik – folyamatban lévő vagy befejezett –, aminek köszönhetően a vállalat vezetősége tudja, hogy a hiba javítása milyen szakaszban van, hogy a munka folyamatban van, és tudja a befejezés hozzávetőleges időpontját. Ha a javítás nem fejeződik be, akkor is tudni lehet, miért, mivel a karbantartó ilyen információkat rögzít a rendszerben – például a falat vakolták, és még száradnia kell a festés előtt.

A QRmaintnek köszönhetően a hibák bejelentése olyan egyszerű, hogy bármelyik alkalmazott megteheti, például a takarítószolgálat alkalmazottai, akik általában elsőként veszik észre, hogy valami elromlott vagy elromlott egy adott lakásban. Minden lakás részletesen leírható az alkalmazásban. A bútorok, konyhai gépek, világítástechnika – minden, ami elromolhat (minden vízforraló, lámpa, szék) – saját egyedi QR-kódot kap . Ha valaki kárt észlel, egyszerűen beolvassa a kódot a telefonjával, és a hiba javításra kerül. A szerelő megtervezheti a helyszínre érkezését és a javítást. Ezenkívül a rendszernek köszönhetően minden alkalmazott, legyen az szerelő vagy takarítónő, látja, hogy milyen munkát kell elvégeznie egy adott lakásban. Ezt jelölik és leírják az alkalmazásban. Így minden lakásról külön-külön „gondoskodnak”.

A lakásban megszálló vendégek nem mindig viselkednek a jó modor szabályai szerint. Időről időre előfordul, hogy szándékosan okoznak kárt, néha olyan nagyot, hogy az például jelentősen meghaladja a bérleti díjat. Ilyen helyzetben a hibát bejelentő alkalmazott fényképet is készíthet és küldhet a kárról. 

– Találtunk már törött asztallábakat, „leesett” zsanérokról szekrényajtókat, sőt teljesen tönkrement berendezéseket is olyan lakásokban, ahol valaki éjszakázott. Az ilyen helyzetek a QRmainttel szintén kevésbé jelentenek problémát – mondja Maciej Kaszuba, a FriendHouse Apartments műszaki vezetője. A fotók azonnal mutatják a tényleges állapotot, tudni lehet, mit kell megjavítani és milyen eszközöket kell használni. Azonnal elkezdhetjük keresni a korábbi bérlőket is, hogy felelősségre vonhassuk őket a veszteségekért.

Az idő a lényeg

Az alkalmazásnak köszönhetően mindenki időt is megtakarít, mivel nem kell többé felhívni a recepciót és bejelenteni a hibákat , a műszaki osztály maga koordinálhatja a munkáját. Ezenkívül a takarítószolgálat általi önálló hibajelentés nagyban tehermentesíti a recepciót.

– Korábban tucatnyi e-mailt kaptunk a bérlőktől nagyjából egy tucat percen belül, amelyekre válaszolnunk kellett, majd megszervezni egy szerelő érkezését, és gyakran a munkájához szükséges anyagokat is. A szerelők időt pazaroltak az utazásra, mert nem volt könnyű összehangolni a javításokat a város különböző pontjain. A kommunikáció telefonon történt, mindig volt valami megbeszélnivaló, a takarítónők néha nem tudták megfelelően leírni a hibákat, és néha a szerelők a szükséges anyagok nélkül mentek javítani. Minden kétszer annyi ideig tartott – mondja Paweł Migacz. – Ma már ez a múlté. A munkánk kényelme hihetetlenül megnőtt. 

Az alkalmazás a csapat minden tagja – összesen körülbelül 30 fő – számára elérhető, beleértve a műszaki osztályt, a takarítást, a recepciót és a cégvezetőt is, akik megjegyzéseket is fűzhetnek az alkalmazáshoz. Az egyszerű bejelentkezés, az intuitív felület és a hibák bejelentésének egyszerűsége kulcsfontosságúvá válik, amikor a vállalatnál sok alkalmazott 50 év feletti, vagy nem beszél jól lengyelül. Még az orosz vagy ukrán anyanyelvű nők is használhatják az alkalmazást a hibák bejelentésére. Csak be kell szkennelniük a kódot és fényképet kell készíteniük.

– Az a tény, hogy a képzés körülbelül fél órát vesz igénybe, a legjobb bizonyíték arra, mennyire intuitív ez a rendszer. Mieczysław úr – 71 éves karbantartó technikusunk – két nap alatt elsajátította a QRmaint alkalmazás használatát! – teszi hozzá Maciej Kaszuba.

Nincs visszaút a régihez

A FriendHouse Apartments ügyvezető igazgatója hozzáteszi, hogy nem szeretne visszatérni a korábban használt rendszerhez.

– Google táblázatokat használtunk, amelyek – mivel egy tucatnyi, napi szinten számítógéppel nem rendelkező felhasználónk volt – számos hibát okoztak az adatbevitel során. Minden nap az adatok frissítésével és az ütemterv beállításával is foglalkoztunk, ami sokkal több, felesleges táblázatot eredményezett. És ami még rosszabb – a fájl betöltése nagyon sokáig tartott. Időt és pénzt pazaroltunk – mondja Paweł Migacz.

Ma a valóság a vállalatnál teljesen másképp néz ki. Az alkalmazás egyszerűsége megnyugtatja a vállalat vezetőségét, hogy az alkalmazott megbirkózik a feladatokkal és tudni fogja, mit kell tennie – a naptár szintjén, ahol a beosztás elmentésre kerül, mindössze két kattintás elegendő. A beosztások használatának köszönhetően a recepciósoknak nem kell felhívniuk a takarítókat, és megkérdezniük, hogy egy adott szoba készen áll-e az új vendégek belépésére. Most már elég egy pillantás az alkalmazásra.

Kihívások a QRmaint csapat számára

Pontosan az ügyféllel való együttműködés teszi lehetővé számunkra, hogy az alkalmazást az egyéni igényekhez igazítsuk, akinek speciális igényei vannak, és ez abszolút lehetséges. A Friendhouse Apartments-szel együttműködve a kihívás az volt, hogy a rendszer működni fog-e a rövid távú bérbeadással kapcsolatos napi változások és frissítések esetén. Kiderült, hogy nagyon jól működik, és most már tudjuk, hogy a rendszer működni fog a szálloda- és ingatlanbérlési ágazatban is – összegzi Daniel Kiełbowicz, a QRmaint kulcsügyfél-menedzsere.

Folyamatosan dolgozunk a QRmaint alkalmazás fejlesztésén, hogy megfeleljünk ügyfeleink igényeinek. Ha van ötlete, hogyan szeretné használni CMMS rendszerünket, és nem talált ilyen funkciót, írjon nekünk a kontakt@qrmaint.com címre.